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Quais documentos são necessários para regularizar uma empresa?

O Brasil atingiu a marca de país com maior número de empreendedores do mundo em janeiro de 2023. Isso significa um número recorde de novos negócios formalizados. Porém, administrar uma empresa no Brasil pode ser extremamente burocrático, com diversas obrigações que precisam ser cumpridas. É comum que empreendedores tenham dificuldade em manter o controle de todas as exigências legais e fiscais que precisam ser entregues.

Isso gera diversos problemas para a empresa e para o mercado. Regularizar uma empresa garante que os consumidores de seus produtos e serviços tenham assegurados seus direitos previstos no código de defesa do consumidor e protege o próprio negócio diante de situações fraudulentas. 

Ainda, quando totalmente legalizada, e com suas obrigações em dia, a empresa agora tem acesso a  incentivos fiscais compatíveis com sua estrutura e seu ramo de atuação, além de poder participar de licitações e parcerias público-privadas e do mercado de exportações.

Além disso, empresas regulamentadas contribuem para o crescimento do PIB nacional e melhoria das condições de mercado, ainda que estas se enquadrem na categoria de Micro e pequenos negócios

Tudo isso garante mais transparência às operações do negócio e gera mais credibilidade frente aos stakeholders. Portanto, confira no artigo que preparamos quais documentos são necessários para regularizar uma empresa e obter um negócio sólido e lucrativo!

O que é a regularização de empresas?

O processo de regularizar uma empresa consiste em cumprir todas as obrigações legais,  fiscais, previdenciárias, trabalhistas e tributárias para criar uma identidade jurídica para a empresa.

Este procedimento confere reconhecimento frente às esferas de Governo Federal, Estadual e Municipal.

Ao ter um negócio regularizado e cumprir com pontualidade as responsabilidades atribuídas ao negócio, a empresa adquire segurança necessária para realizar operações de transações comerciais, movimentação de capital, estabelecer relações trabalhistas e exercer suas ocupações econômicas sem riscos de conflitos com a Malha Fiscal

Regularizar uma empresa traz mais segurança para novos investidores e novos sócios, tudo isso com equilíbrio financeiro e compliance fiscal.

A regularização de uma empresa é o papel que o empreendedor cumpre para proteger o próprio setor em que atua. Isso se dá pelo fato de fortalecer a predominância de condutas regulamentadas e facilitar a fiscalização. 

Do ponto estratégico a regularização, previne práticas clandestinas, como pirataria, venda de produtos de origem maliciosa e concorrência desleal.

Agora que você já compreende o que é a legalização e formalização de uma empresa, confira quais os documentos necessários neste processo.

Quais são os documentos necessários para regularizar uma empresa?

Regularizar uma empresa é um processo desenvolvido por meio de uma série de etapas. Mais do que ter conhecimento dos documentos envolvidos, o empreendedor precisa definir um cronograma estratégico para cumprimento das etapas.

Isso porque, ao dar início no processo de formalização da empresa sem uma organização cronológica, pode significar sucessivos gargalos, já que algumas etapas são requisitos para outras etapas. 

É também um momento em que o empreendedor precisa ser estratégico e ter traçado um plano de negócios, para tomar decisões assertivas e conforme seus objetivos de mercado. 

Confira agora quais os documentos necessários para regularizar uma empresa e manter seu CNPJ ativo. 

Contrato Social

É o documento que registra a fundação da empresa e confere o reconhecimento público  à empresa, sendo essencial para regularizar uma empresa.

  • Dados pessoais dos titulares: 
    • RG e CPF;
    • Última declaração de Imposto de Renda;
    • Certidão de estado civil (quando diferente de solteiro)
  • Dados da empresa: 
    • Capital social aplicado;
    • Regime tributário, formato societário e a natureza jurídica;
    • Porte e ocupações econômicas;
    • Registro do Ramo de atividades;
    • IPTU e endereço da sede.

Para manter o CNPJ da empresa regularizado, qualquer mudança estrutural ou de composição financeira da empresa indicada no contrato social deve ser atualizada. 

Registro na Junta Comercial

Esta é a etapa necessária para emitir o CNPJ e receber o Número de Identificação do Registro da Empresa (NIRE). 

Serão necessários os seguintes documentos: 

  • Contrato Social e indicação do modelo societário, em três vias;
  • Cópia autenticada do RG e CPF do titular individual ou sócios;
  • Requerimento padrão Junta Comercial;
  • Modelos 1 e 2 da Ficha de Cadastro Nacional (FCN) em via única; 
  • DARF pagos.

Abertura do CNPJ 

A obtenção do CNPJ, se dá pela coleta dos dados do contrato social, via Portal Redesim do seu estado.  Para cumprir esta etapa na hora de regularizar a empresa, você precisará dos seguintes documentos:

  • Ficha Cadastral da Pessoa Jurídica (FCPJ);
  • Documento Básico de Entrada (DBE);
  • Número de Identificação do Registro de Empresas (NIRE), 
  • Quadro de Sócios e Administradores;
  • Ficha de beneficiários finais, quando houver.

Já nos caso dos Microempreendedores Individuais (MEIs), o CNPJ é emitido ao se registrar no Portal do Empreendedor.

Alvará de funcionamento

O alvará de funcionamento é parte do processo de regularizar uma empresa que dá autorização para a empresa exercer suas atividades econômicas no local selecionado.

Demanda os seguintes documentos: 

  • Análise de viabilidade aprovada; 
  • Cópia do CNPJ e do Contrato Social; 
  • Laudo dos órgãos de vistoria, quando necessário;
  • Formulário da prefeitura.

Inscrição Estadual

Este documento é necessário para empresas que vão operar com a comercialização de produtos em âmbito interestadual  e precisa fazer o recolhimento do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).

Geralmente feita na Secretaria do Estado da Fazenda do estado de domicílio fiscal da empresa, esta inscrição é a que mais demanda documentos para regularizar uma empresa

São eles: 

  • RG, CPF e comprovante de endereços do titular ou sócios, originais ou cópias autenticadas;
  • Documento de direito de uso do imóvel, em cópia autenticada;
  • Documento Único de Cadastro, em três vias;
  • Documento Complementar de Cadastro, em uma via;
  • Número de cadastro fiscal do contador responsável pela empresa;
  • Cópia do ato constitutivo;
  • Cópia do CNPJ;
  • Cópia do alvará de funcionamento.

Caso a empresa opere com prestação de serviços precisa, ainda, apresentar  o comprovante de contribuinte do Imposto Sobre Serviços (ISS). 

Se a empresa estiver formalizada há mais de três meses, precisa apresentar, também, a Certidão Simplificada da Junta Comercial de seu estado. 

Estas foram todas as etapas e documentos necessários para regularizar uma empresa

Após cumpridos estes processos, a empresa deve cumprir a rigor o pagamento de seus impostos e obrigações acessórias e renovação de documentos para manter seu CNPJ sempre ativo. 

A consulta do CNPJ é feita por meio do  serviço de Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral no site da Receita Federal.

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