Como Fazer a Regularização de Empresas: Passo a Passo Completo Para Sair da Irregularidade

Manter uma empresa regularizada é mais do que uma exigência legal — é uma condição essencial para crescer de forma segura, emitir notas fiscais, participar de licitações, obter crédito e atrair clientes.
Por outro lado, atuar com uma empresa irregular pode gerar multas, suspensão do CNPJ e até impedimento para operar.

Neste guia completo, você vai aprender como fazer a regularização da sua empresa, quanto custa, quanto tempo leva e o que fazer em cada etapa — seja você MEI, microempresa (ME) ou empresa de maior porte.

O Que Significa Regularizar uma Empresa?

Regularizar uma empresa significa colocar em dia todas as pendências cadastrais, fiscais e legais junto à Receita Federal, Junta Comercial, órgãos municipais e estaduais.
É um processo que envolve desde corrigir dados do CNPJ até reemitir licenças de funcionamento, quitar débitos e reativar o cadastro.

Situações que exigem regularização:

• CNPJ inapto, suspenso ou baixado;
• Pendências fiscais e contábeis (declarações não entregues, débitos em aberto);
• Falta de alvará ou licença de funcionamento;
• Alterações não registradas (endereço, atividade, quadro societário).

Diagnóstico Inicial: Como Saber se o CNPJ está Irregular

Antes de qualquer ação, o primeiro passo é consultar a situação do CNPJ.
Acesse o site da Receita Federal e digite o número do CNPJ para verificar o status.

Os principais status possíveis são:

• Ativo: tudo certo.
• Inapto: há omissão de declarações obrigatórias.
• Suspenso: pendência cadastral ou fiscal.
• Baixado: encerrado definitivamente (só com novo registro).

Se aparecer “inapto” ou “suspenso”, será preciso identificar as causas no e-CAC e regularizar as obrigações pendentes.

Documentos Necessários para Regularização de Empresa

Embora cada caso varie, geralmente serão exigidos:

• Contrato Social ou Requerimento de Empresário;
• Documentos pessoais dos sócios (RG, CPF, comprovante de residência);
• Comprovante de endereço do estabelecimento;
• Certidões negativas (municipal, estadual e federal);
• Alvará e licenças (sanitária, ambiental, bombeiros, se aplicável).

Se a empresa nunca foi formalizada, será necessário abrir um novo registro completo via REDESIM, que integra Receita Federal, Junta Comercial e órgãos locais.

Regularização de Pendências Fiscais e Tributárias

Essa é uma das etapas mais importantes.

1. Identifique os débitos
   Consulte o e-CAC (Receita Federal), a dívida ativa da União e os portais estaduais/municipais para ver o que está em aberto.
2. Faça a entrega das declarações atrasadas
   Exemplo: DCTF, DASN-SIMEI, DEFIS, SPED, EFD, entre outras.
3. Negocie e parcele os débitos
   É possível parcelar dívidas tributárias via programas como REFIS ou parcelamentos simplificados no portal da Receita.
4. Regularize obrigações acessórias
   Mesmo sem débitos financeiros, declarações omitidas também deixam o CNPJ inapto.

Regularização Municipal e Estadual

Regularização municipal

• Solicite o alvará de funcionamento atualizado na prefeitura.
• Regularize taxas de licença, ISS, e outras obrigações locais.
• Verifique se há necessidade de licença sanitária ou ambiental.

Regularização estadual

• Atualize ou reative a inscrição estadual (para empresas que lidam com ICMS).
• Regularize documentos fiscais e o cadastro junto à Secretaria da Fazenda do estado.

Dica: muitos estados e municípios já estão integrados à REDESIM, o que simplifica o processo.

Alterações Cadastrais e Atualização de Dados

Durante a regularização, pode ser necessário corrigir:

• Endereço da empresa;
• CNAE (atividade econômica);
• Razão social;
• Inclusão ou exclusão de sócios.

Essas mudanças são feitas via Junta Comercial e comunicadas à Receita Federal e demais órgãos integrados.

Regularização de Empresas MEI

Para quem é Microempreendedor Individual (MEI), o processo é mais simples:

• Acesse o Portal do Empreendedor;
• Entregue declarações atrasadas (DASN-SIMEI);
• Gere e pague os DAS em atraso;
• Caso o CNPJ esteja inapto, regularize e aguarde até 30 dias para reativação.

Se o MEI cresceu e ultrapassou limites de faturamento ou funcionários, será necessário migrar para Microempresa (ME) com ajuda de um contador.

Custo e Tempo para Regularizar uma Empresa

Os custos variam conforme o porte da empresa e o tipo de pendência:

Inclua no cálculo eventuais taxas da Junta Comercial, Prefeitura e honorários contábeis.

Como Manter a Empresa Regularizada

Depois da regularização, é fundamental manter a conformidade e você poderá contar com os serviços de um contador de confiança:

• Entregue todas as obrigações acessórias no prazo (DCTF, DEFIS, SPED, etc.);
• Pague tributos mensais corretamente;
• Atualize endereços e sócios sempre que houver mudança;
• Renove licenças e alvarás anualmente;
• Faça acompanhamento contábil constante.

A manutenção preventiva evita novos bloqueios e garante tranquilidade fiscal.

Penalidades para Empresas Irregulares

Deixar a empresa irregular pode gerar:

• Multas por declarações omitidas;
• Suspensão ou cancelamento do CNPJ;
• Impedimento de emitir notas fiscais;
• Exclusão do Simples Nacional;
• Bloqueio de contas bancárias e impedimento de participar de licitações.

Em casos graves, a Receita pode baixar o CNPJ de ofício, forçando a abertura de um novo.

Conclusão

Regularizar uma empresa pode parecer burocrático, mas é um investimento em segurança, credibilidade e crescimento.
Com o CNPJ em dia, você pode emitir notas, contratar funcionários, abrir conta jurídica e buscar financiamentos com tranquilidade.

💡 Dica final: conte com o apoio de um contador especializado. Ele pode identificar pendências rapidamente, protocolar documentos e evitar erros que atrasem o processo.

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