Terceirização de folha de pagamento: Como e por que aderir?

Muitas empresas, ao passar pelo crescimento no mercado — e, consequentemente, de seu corpo administrativo — acabam enfrentando o desafio de ter que apurar um número muito maior de folhas de pagamento.

Além disso, a necessidade de contratações em áreas mais diversificadas se faz presente muitas vezes, criando a necessidade de ampliar a equipe de gestão de pessoas apenas para esse fim.

Ainda, a apuração de folhas de pagamento envolve todo um universo jurídico próprio, o que pode demandar, ainda, muito treinamento específico, acarretando gastos aumentados para o empreendedor e retirada de pessoal de atividades estratégicas para compor equipes com este fim.

Em consequência deste cenário, uma grande saída de mercado é a terceirização de folha de pagamento.

Ao contar com o suporte de uma equipe especializada neste tipo de serviço, sua empresa ganha em tempo e em produtividade, aumenta a eficiência e a redução de custos no processo, além de evitar conflitos com o Fisco ou com a justiça trabalhista.

Quer saber mais sobre a importância da terceirização de folha de pagamento, como e por que aderir a este serviço?

Continue a leitura!

 

O que é a terceirização da folha de pagamento?

O processo de terceirização de folha de pagamento é a estratégia na qual o grande volume de burocracias relacionadas à gestão de obrigações com apuração da folha de ponto são geridos por uma equipe especializada — geralmente uma contabilidade — com capacitação técnica nas demandas trabalhistas, previdenciárias, e legais típicas do segmento de seu negócio, assegurando muito mais assertividade, dinamismo e organização na realização da apuração das folhas de ponto.

Em consequência, sua empresa reduz o risco de falhas operacionais, atrasos no processo e outros gargalos operacionais que podem resultar em multas, problemas com a Receita Federal ou mesmo processos judiciais por questões trabalhistas.

Dessa forma, a contabilidade da empresa pode trabalhar de forma mais focada nas demandas administrativo-financeiras do negócio e investir mais tempo e recursos em análises de estratégias de mercado.

 

Quais informações uma folha de pagamento precisa apresentar?

Conforme o artigo 225 do Decreto n°.3.048/99, a elaboração da folha de pagamento da responsabilidade é obrigatória a todo empregador, e a sua indevida composição pode resultar na em prejuízos na apuração de previsões financeiras, recolhimento de impostos, recolhimento de FGTS, cálculo em horas extras ou benefícios, por exemplo.

O resultado são problemas jurídicos severos para o negócio. Entretanto, ainda que a perfeita apuração seja realizada, podem ocorrer prejuízos ao negócio caso a devida discriminação não seja realizada no documento.

Deste modo, não existe um padrão no formato da composição de uma folha de ponto. Entretanto, há uma série de elementos que precisam ser apresentados no documento.

São eles:

• Informações do empregador;
• Dados do funcionário;
• Atividade e cargo;
• Número de dias trabalhados;
• Valor bruto e líquido do salário;
• Quantidade de horas extras, adiantamentos;
• Benefícios recebidos pelo profissional;
• Adicionais, variáveis, comissões, participações em lucro ou similares.

É também responsabilidade do gerador indicar deduções fiscais e trabalhistas de qualquer natureza, bem como cálculos percentuais e alíquotas dos impostos. Os principais descontos são: INSS, IRRF, vale-refeição e vale-transporte, faltas e atrasos, contribuição sindical, férias e 13º salário.

 

Por que aderir à terceirização da folha de pagamento?

Como abordado, a adoção da terceirização de folha de pagamento para sua empresa é uma medida estratégica para garantir que o processo seja realizado com mais tecnicismo, poupando o empreendedor de investir muito recurso na capacitação das equipes especificamente para este fim.

Ainda elimina a necessidade de uma contratação direta de um corpo administrativo maior e em tempo integral, reduzindo os gastos com equipes e espaço físico.

Confira, agora, algumas vantagens estratégicas que aderir a uma terceirização de folha de pagamento especializada pode garantir para seu negócio.

• Segurança e preservação de dados, com o uso de métodos e softwares específicos;
• Redução de falhas operacionais, e mais compliance legal;
• Otimização de tempo e apuração mais assertiva;
• Profissionais especialmente capacitados e atualizados para a realização das folhas de pagamento conforme a Lei Geral da Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e consoante a legislação para seu segmento;
• Garantia de mais foco do administrativo da empresa com foco no mercado e disponibilidade do RH para gerir questões mais estratégicas, como planos de carreira, contratações e gestão de clima organizacional;
• Capacidade de atendimento a um número maior de clientes com um alto nível de qualidade e celeridade nas entregas.

 

Como implementar uma apuração de terceirização de folha de pagamento em sua empresa?

Para escolher uma empresa assertiva na realização da folha de pagamento para seu negócio, você precisa verificar se o negócio contratado demonstra autoridade nas demandas específicas para seu segmento, na legislação para o setor e, ainda, se consegue se ajustar às necessidades específicas de sua empresa.

Deste modo, é interessante que você realize uma análise aprofundada de suas demandas administrativas e dos principais gargalos na apuração de folha de pagamento do seu negócio, fazendo um bom mapeamento de processo antes de fazer a contratação de uma terceirização de folha de pagamento.

Deste modo, a empresa responsável pelo serviço irá realizar também um diagnóstico do negócio e apresentar um projeto de execução com ações para prevenção de erros, redução de tempo e garantir mais qualidade e conformidade nas entregas.

Você pode cruzar as informações e sua apuração com as situações apresentadas pela empresa, garantindo uma avaliação do desempenho da empresa a ser contratada.

Conte com o suporte da VIK Contabilidade!

Agora que você já entende como é o processo de terceirização de folha de pagamento e já sabe como e por que aderir, que tal conhecer uma contabilidade que reúne especialistas no assunto?

A VIK Contabilidade é uma empresa com mais de 30 anos no mercado contábil. Sediados em São Caetano do Sul, somos especializados na formação de uma parceria sólida com nossos clientes, participando ativamente da rotina empreendedora e conhecendo a fundo as necessidades do negócio.

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Como nossas soluções em Terceirização e Assessoria Pessoal, sua empresa encontra:

• Registro de Colaboradores;
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